Publikasi jurnal menjadi salah satu persyaratan yang diterapkan pada sejumlah perguruan tinggi untuk membantu mahasiswa menyelesaikan pendidikan. Ketentuan tersebut membuat mahasiswa tidak hanya perlu mampu menyusun artikel ilmiah, tetapi juga memahami proses pengiriman naskah hingga artikel diproses oleh editor dan reviewer. Bagi mahasiswa yang baru pertama kali mengirim artikel, proses submission jurnal dapat terlihat cukup rumit karena terdapat banyak tahapan dan istilah yang perlu dipahami.
Cara submit jurnal untuk kelulusan pada dasarnya dimulai dari menentukan jurnal yang sesuai, membaca pedoman penulis, menyiapkan artikel, membuat akun pada sistem jurnal, hingga mengunggah naskah dan dokumen pendukung. Setelah submission berhasil, artikel akan memasuki tahap pemeriksaan awal sebelum dilanjutkan ke proses peer review. Setiap jurnal dapat mempunyai alur yang sedikit berbeda, tetapi prinsip dasarnya relatif sama.
Pemahaman mengenai tahapan submission menjadi penting karena kesalahan kecil dapat menyebabkan artikel dikembalikan atau bahkan ditolak sebelum masuk peer review. Contohnya adalah artikel tidak mengikuti template, referensi tidak sesuai gaya sitasi, metadata penulis tidak lengkap, atau topik artikel tidak sesuai dengan scope jurnal. Oleh sebab itu, mahasiswa perlu mempersiapkan naskah dengan teliti sebelum menekan tombol submit.
Selain kualitas artikel, faktor waktu juga perlu diperhatikan. Proses jurnal tidak selalu berlangsung cepat karena setelah submission artikel masih harus melewati editorial screening, penunjukan reviewer, peer review, revisi, dan keputusan akhir. Jika publikasi jurnal menjadi bagian dari syarat kelulusan, mahasiswa sebaiknya memulai proses jauh sebelum batas pendaftaran yudisium atau wisuda.
Artikel ini membahas cara submit jurnal untuk kelulusan secara bertahap, mulai dari persiapan sebelum submission, proses pengiriman melalui sistem jurnal, hingga tahapan peer review. Dengan memahami setiap langkah, mahasiswa dapat mengurangi kesalahan administratif dan memiliki gambaran yang lebih realistis mengenai perjalanan artikel sampai memperoleh keputusan dari jurnal.
Persiapan Sebelum Submit Jurnal untuk Kelulusan
Cara submit jurnal untuk kelulusan adalah menentukan jurnal yang benar-benar sesuai dengan artikel. Pemilihan jurnal tidak sebaiknya hanya didasarkan pada popularitas atau kecepatan penerbitan. Mahasiswa perlu melihat scope, jenis artikel yang diterima, bidang keilmuan, bahasa yang digunakan, frekuensi penerbitan, serta persyaratan lain yang ditetapkan oleh jurnal.
Kesesuaian scope menjadi faktor penting karena editor biasanya akan melakukan pemeriksaan awal terhadap relevansi naskah. Artikel yang tidak sesuai dengan fokus jurnal dapat mengalami desk reject tanpa masuk ke proses peer review. Karena itu, sebelum melakukan submission, baca bagian aims and scope jurnal dan bandingkan dengan topik, tujuan, metode, serta kontribusi penelitian yang ditulis.
Setelah menemukan jurnal yang sesuai, langkah berikutnya adalah membaca author guidelines atau petunjuk bagi penulis. Bagian ini biasanya menjelaskan format artikel, jumlah kata, struktur naskah, gaya referensi, format tabel dan gambar, aturan penulisan nama penulis, serta dokumen tambahan yang harus disiapkan. Mengikuti author guidelines sejak awal akan mengurangi risiko naskah dikembalikan karena masalah teknis.
Artikel juga perlu diperiksa dari sisi substansi. Pastikan judul mencerminkan penelitian, abstrak menjelaskan inti penelitian secara ringkas, metode disampaikan dengan jelas, hasil menjawab tujuan penelitian, dan pembahasan menghubungkan temuan dengan teori atau penelitian terdahulu. Kesimpulan juga harus sesuai dengan hasil penelitian dan tidak memberikan klaim yang melampaui data.
Sebelum submission, mahasiswa sebaiknya melakukan pemeriksaan akhir menggunakan checklist. Periksa kembali nama seluruh penulis, afiliasi, email, daftar pustaka, sitasi dalam teks, tabel, gambar, lampiran, serta dokumen tambahan. Jika jurnal menggunakan sistem double-blind peer review, identitas penulis mungkin perlu dihapus dari file utama agar proses review berjalan sesuai ketentuan.
Baca juga:Bimbingan Publikasi Jurnal SINTA dan Scopus dari Submit hingga Artikel Terbit
Tahapan Submission Jurnal dari Awal hingga Naskah Terkirim
Setelah artikel siap, mahasiswa dapat memulai proses submission melalui website resmi jurnal. Sebagian besar jurnal menggunakan sistem manajemen penerbitan daring yang memungkinkan penulis membuat akun, mengirim naskah, mengisi metadata, dan memantau perkembangan artikel. Tampilan sistem dapat berbeda, tetapi informasi yang diminta biasanya memiliki fungsi yang serupa.
Tahap pertama biasanya adalah membuat akun atau login ke sistem jurnal. Gunakan informasi yang benar dan konsisten dengan artikel, terutama nama lengkap, email, afiliasi, dan identitas penulis lainnya. Jika terdapat beberapa penulis, periksa apakah sistem memungkinkan penulis lain ditambahkan sebagai co-author dan pastikan seluruh data mereka ditulis dengan benar.
Setelah masuk ke halaman submission, penulis biasanya diminta memilih beberapa informasi awal. Pilihan tersebut dapat mencakup jenis artikel, bahasa naskah, bidang penelitian, serta pernyataan bahwa naskah memenuhi persyaratan jurnal. Bacalah setiap pernyataan sebelum menyetujuinya karena beberapa jurnal meminta konfirmasi mengenai orisinalitas, konflik kepentingan, etika penelitian, atau hak cipta.
Tahap berikutnya adalah mengunggah file artikel. Pastikan file yang diunggah merupakan versi final yang telah diperiksa. Jika jurnal meminta file tambahan seperti cover letter, supplementary material, ethical statement, atau dokumen lainnya, unggah sesuai kategori yang disediakan sistem.
Setelah file utama berhasil diunggah, penulis biasanya perlu memasukkan metadata artikel. Metadata dapat mencakup judul, abstrak, kata kunci, nama penulis, afiliasi, referensi, serta informasi pendukung lainnya. Data ini sangat penting karena dapat digunakan dalam database jurnal dan sistem pengindeksan. Kesalahan metadata dapat menyebabkan informasi artikel tidak tampil dengan benar setelah diterbitkan.
Sebelum submission benar-benar dikirim, sistem biasanya memberikan halaman review atau confirmation. Gunakan tahap tersebut untuk memeriksa seluruh data. Pastikan file benar, urutan penulis sesuai, judul dan abstrak tidak salah ketik, serta seluruh dokumen wajib sudah tersedia. Setelah semuanya sesuai, penulis dapat mengonfirmasi submission.
Setelah berhasil, biasanya sistem memberikan nomor manuscript atau submission ID. Nomor tersebut penting karena digunakan untuk melacak artikel dan berkomunikasi dengan editor. Simpan nomor tersebut bersama email konfirmasi submission. Jangan menghapus email otomatis dari jurnal karena dapat menjadi bukti bahwa artikel telah berhasil dikirim.
Tahapan Setelah Submission Sebelum Peer Review
Setelah artikel berhasil disubmit, naskah belum langsung masuk ke reviewer. Editor biasanya melakukan pemeriksaan awal yang dikenal sebagai editorial screening atau initial screening. Tahap ini bertujuan memastikan naskah memenuhi persyaratan dasar jurnal sebelum diteruskan ke proses evaluasi yang lebih mendalam.
Pada tahap awal tersebut, editor dapat memeriksa kesesuaian scope, kelengkapan dokumen, format artikel, kualitas bahasa, potensi masalah etika, dan aspek teknis lainnya. Beberapa jurnal juga melakukan pemeriksaan similarity menggunakan perangkat lunak tertentu. Jika ditemukan masalah serius, artikel dapat dikembalikan kepada penulis atau ditolak sebelum peer review.
Setelah lolos pemeriksaan awal, editor dapat mencari reviewer yang mempunyai keahlian sesuai dengan topik artikel. Penunjukan reviewer membutuhkan waktu karena editor perlu mempertimbangkan bidang keahlian, ketersediaan reviewer, serta potensi konflik kepentingan.
Beberapa tahapan yang dapat terjadi setelah submission meliputi:
- Submission received: sistem mengonfirmasi bahwa naskah telah diterima oleh sistem jurnal.
- Initial screening: editor memeriksa kelengkapan dan kesesuaian dasar artikel.
- Editor assigned: naskah ditangani oleh editor tertentu.
- Reviewer invitation: editor mengundang reviewer untuk mengevaluasi artikel.
- Under review: reviewer mulai atau sedang melakukan penilaian.
- Decision: editor menentukan keputusan berdasarkan hasil evaluasi.
- Revision: penulis diminta memperbaiki artikel apabila diperlukan.
- Accepted: artikel dinyatakan diterima untuk diterbitkan.
- Production: artikel memasuki proses persiapan penerbitan setelah diterima.
Status pada sistem jurnal tidak selalu menggunakan istilah yang sama. Ada jurnal yang mempunyai lebih banyak status dan ada pula yang menggunakan istilah sederhana. Karena itu, mahasiswa perlu memahami bahwa perubahan status bukan berarti artikel pasti akan diterima. Keputusan akhir tetap bergantung pada evaluasi editor dan reviewer.
Tahap setelah submission juga merupakan waktu yang tepat bagi penulis untuk tetap memantau email. Editor dapat mengirimkan permintaan perbaikan administratif, klarifikasi dokumen, atau informasi mengenai proses review. Jika penulis tidak merespons dalam waktu yang ditentukan, proses artikel dapat tertunda.
Bagi mahasiswa yang mengejar target kelulusan, memahami tahapan ini membantu menghindari ekspektasi yang tidak realistis. Submission bukan berarti artikel langsung masuk tahap published. Masih terdapat serangkaian proses yang harus dilalui sebelum artikel memperoleh keputusan akhir.
Memahami Tahapan Peer Review dan Cara Menghadapi Revisi
Peer review merupakan salah satu tahap penting setelah artikel melewati pemeriksaan awal editor. Pada tahap ini, naskah dinilai oleh reviewer yang memiliki keahlian pada bidang yang relevan dengan topik penelitian. Tujuan peer review adalah memberikan penilaian terhadap kualitas ilmiah artikel, termasuk kekuatan metode, kejelasan hasil, pembahasan, kontribusi penelitian, serta kualitas penyajiannya.
Dalam proses peer review, reviewer dapat memberikan berbagai macam komentar. Ada komentar yang berkaitan dengan substansi penelitian, seperti metode, analisis data, teori, atau interpretasi hasil. Ada pula komentar teknis, seperti perbaikan tabel, referensi, struktur tulisan, atau penggunaan istilah. Penulis perlu membaca seluruh komentar dengan teliti sebelum melakukan perubahan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika menerima hasil peer review adalah:
- Baca seluruh komentar terlebih dahulu. Jangan langsung mengubah artikel sebelum memahami keseluruhan masukan reviewer.
- Kelompokkan komentar. Pisahkan komentar mengenai metode, teori, hasil, pembahasan, bahasa, dan aspek teknis.
- Jawab setiap komentar. Hindari melewatkan pertanyaan atau saran reviewer.
- Berikan alasan secara akademis. Jika tidak dapat mengikuti suatu saran, jelaskan alasannya secara sopan dan berdasarkan pertimbangan ilmiah.
- Tandai perubahan. Jika jurnal meminta tracked changes atau highlighted revision, ikuti format yang ditentukan.
- Periksa kembali seluruh naskah. Perubahan pada satu bagian dapat memengaruhi bagian lainnya.
- Kirim revisi sesuai batas waktu. Keterlambatan dapat memperpanjang proses editorial.
Hasil peer review dapat menghasilkan beberapa kemungkinan keputusan. Reviewer atau editor dapat merekomendasikan acceptance, minor revision, major revision, atau rejection. Istilah dan mekanismenya dapat berbeda antarjurnal, tetapi secara umum keputusan tersebut menunjukkan apakah artikel masih memerlukan perbaikan sebelum dapat diterima.
Minor revision biasanya menunjukkan bahwa artikel membutuhkan perbaikan yang relatif terbatas. Sebaliknya, major revision menunjukkan bahwa terdapat aspek penting yang harus diperbaiki sebelum editor dapat mengambil keputusan lebih lanjut. Mahasiswa tidak perlu menganggap permintaan revisi sebagai kegagalan karena revisi merupakan bagian normal dalam proses publikasi ilmiah.
Ketika melakukan revisi, penulis sebaiknya membuat dokumen response to reviewers jika jurnal memintanya. Dokumen tersebut berisi tanggapan terhadap komentar reviewer dan menjelaskan perubahan yang telah dilakukan. Jawaban harus dibuat secara sistematis agar editor dapat melihat bahwa setiap masukan telah diperhatikan.
Bagi mahasiswa yang sedang mengejar kelulusan, kemampuan merespons reviewer secara tepat sangat penting. Proses revisi dapat menentukan apakah artikel bergerak menuju accepted atau justru memerlukan evaluasi tambahan. Oleh sebab itu, revisi sebaiknya dilakukan dengan serius dan tidak sekadar mengganti beberapa kalimat tanpa memperbaiki masalah utama yang disampaikan reviewer.
Tips Submit Jurnal untuk Kelulusan agar Proses Lebih Terarah
Cara submit jurnal untuk kelulusan perlu dilakukan dengan perencanaan yang matang karena mahasiswa tidak hanya mengejar artikel agar berhasil dikirim, tetapi juga perlu memastikan artikel dapat melewati proses editorial dan peer review. Submission hanyalah awal dari rangkaian panjang menuju publikasi.
Sebelum memilih jurnal, mahasiswa perlu mencocokkan artikel dengan scope dan ketentuan jurnal. Setelah jurnal dipilih, seluruh persyaratan teknis harus diperiksa sebelum naskah dikirim. Langkah sederhana ini dapat mengurangi risiko desk reject akibat masalah administratif atau ketidaksesuaian format.
Berikut beberapa tips yang dapat diterapkan:
- Tentukan target jurnal sejak awal. Jangan baru mencari jurnal setelah artikel selesai sepenuhnya.
- Baca author guidelines. Pastikan struktur, format, jumlah kata, dan gaya referensi sesuai.
- Gunakan template jurnal. Jika jurnal menyediakan template, gunakan template tersebut sejak proses penyusunan.
- Periksa scope. Pastikan topik dan tujuan penelitian relevan dengan fokus jurnal.
- Periksa referensi. Pastikan sitasi dalam teks dan daftar pustaka konsisten.
- Lakukan proofreading. Kesalahan bahasa dapat mengurangi kualitas penyajian artikel.
- Periksa similarity sesuai kebijakan kampus dan jurnal. Pastikan artikel memenuhi ketentuan integritas akademik.
- Siapkan dokumen pendukung. Misalnya cover letter, pernyataan etika, atau supplementary files jika diminta.
- Simpan submission ID. Nomor tersebut berguna untuk melacak artikel.
- Pantau email secara berkala. Informasi dari editor sering dikirim melalui email.
- Catat tenggat revisi. Jangan sampai melewatkan batas waktu yang diberikan jurnal.
- Siapkan waktu cadangan. Proses peer review dapat berlangsung lebih lama dari perkiraan.
Mahasiswa juga perlu memahami bahwa tidak semua artikel akan langsung diterima setelah satu kali review. Artikel dapat mengalami beberapa putaran revisi. Karena itu, jika publikasi menjadi syarat kelulusan, waktu pengiriman artikel harus direncanakan dengan mempertimbangkan kemungkinan revisi.
Hal lain yang perlu diperhatikan adalah status jurnal. Jangan memilih jurnal hanya karena menawarkan proses submission yang mudah atau waktu penerbitan yang singkat. Pastikan jurnal memiliki informasi yang jelas mengenai penerbit, proses editorial, kebijakan peer review, dan status pengindeksannya apabila indeksasi tertentu menjadi persyaratan kampus.
Hal Teknis yang Perlu Diperhatikan Saat Submission Jurnal
Selain mempersiapkan isi artikel, mahasiswa perlu memperhatikan berbagai aspek teknis ketika melakukan submission. Kesalahan teknis yang terlihat sederhana dapat menyebabkan naskah dikembalikan oleh editor sebelum masuk peer review. Oleh karena itu, cara submit jurnal untuk kelulusan sebaiknya tidak dilakukan secara terburu-buru, terutama ketika sistem jurnal meminta banyak informasi pada setiap tahap pengiriman.
Salah satu bagian penting adalah memastikan format file sesuai dengan ketentuan jurnal. Beberapa jurnal meminta naskah dalam format Microsoft Word, sementara jurnal lain dapat menyediakan ketentuan berbeda untuk file gambar, tabel, atau supplementary material. Nama file juga sebaiknya dibuat sederhana dan mudah dikenali, misalnya menggunakan judul singkat artikel atau nama penulis sesuai aturan jurnal.
Metadata juga perlu diperhatikan dengan serius. Informasi seperti judul artikel, abstrak, kata kunci, nama penulis, afiliasi, email, dan daftar referensi dapat diminta secara terpisah dalam sistem submission. Data tersebut harus sama dengan informasi pada naskah. Ketidaksesuaian metadata dapat menyebabkan masalah ketika artikel diproses atau ketika informasi publikasi nantinya masuk ke sistem pengindeksan.
Cover letter juga dapat menjadi bagian dari submission apabila jurnal mewajibkannya. Dokumen tersebut biasanya digunakan untuk memperkenalkan artikel kepada editor dan menjelaskan alasan artikel sesuai dengan jurnal. Cover letter tidak perlu terlalu panjang, tetapi harus menunjukkan bahwa naskah merupakan karya yang relevan, belum diterbitkan di jurnal lain, dan telah disiapkan sesuai ketentuan yang berlaku.
Sebelum menekan tombol final submission, mahasiswa sebaiknya melakukan pemeriksaan terakhir secara menyeluruh. Periksa kembali file utama, metadata, dokumen pendukung, pernyataan etika, konflik kepentingan, dan informasi seluruh penulis. Jika sistem menyediakan halaman preview, manfaatkan fitur tersebut untuk memastikan tidak ada informasi yang tertinggal.
Setelah submission berhasil, jangan lupa menyimpan bukti pengiriman. Email konfirmasi, submission ID, tanggal pengiriman, dan tangkapan informasi status artikel dapat menjadi arsip penting. Dokumen tersebut terutama berguna apabila publikasi jurnal menjadi bagian dari persyaratan kelulusan dan mahasiswa perlu menunjukkan riwayat proses pengiriman kepada dosen pembimbing atau pihak akademik.
Mahasiswa juga perlu memahami bahwa status “submitted” bukan berarti artikel sudah lolos pemeriksaan editor. Status tersebut hanya menunjukkan bahwa naskah telah masuk ke sistem jurnal. Setelah itu, artikel dapat berpindah ke tahap screening, editor assigned, reviewer invitation, under review, revision, hingga decision. Setiap jurnal dapat menggunakan nama status yang berbeda.
Dengan memahami aspek teknis tersebut, proses submission dapat dilakukan secara lebih teratur. Mahasiswa tidak hanya mengirim artikel, tetapi juga memastikan seluruh data dan dokumen pendukung telah siap untuk diproses oleh editor. Hal ini penting agar masalah administratif tidak menghambat artikel sebelum masuk ke tahap peer review.
Mengatur Waktu Submission agar Tidak Menghambat Kelulusan
Waktu menjadi faktor yang sangat penting ketika mahasiswa melakukan submission jurnal untuk memenuhi persyaratan kelulusan. Banyak mahasiswa baru memulai proses publikasi ketika sudah mendekati jadwal yudisium. Padahal, proses sejak submission hingga keputusan akhir dapat berlangsung cukup panjang dan tidak selalu dapat diprediksi secara tepat.
Setelah artikel dikirim, editor dapat membutuhkan waktu untuk melakukan pemeriksaan awal. Jika artikel lolos screening, editor masih perlu mencari reviewer yang sesuai. Reviewer dapat membutuhkan waktu untuk menerima undangan dan menyelesaikan penilaian. Setelah itu, artikel mungkin harus direvisi sebelum memperoleh keputusan akhir.
Oleh karena itu, mahasiswa sebaiknya membuat jadwal publikasi berdasarkan beberapa tahapan, bukan hanya berdasarkan tanggal submission. Misalnya, tentukan target penyelesaian artikel, target submission, perkiraan waktu review, waktu cadangan untuk revisi, dan batas waktu administrasi kelulusan. Dengan perencanaan seperti ini, mahasiswa mempunyai ruang apabila proses jurnal berlangsung lebih lama dari perkiraan.
Perlu diingat bahwa estimasi waktu yang tercantum pada website jurnal bukan jaminan bahwa artikel akan selesai dalam periode tersebut. Kondisi seperti banyaknya naskah yang masuk, keterbatasan reviewer, pergantian editor, atau kebutuhan revisi tambahan dapat memengaruhi durasi proses. Karena itu, selalu sediakan waktu cadangan.
Jika artikel sudah disubmit, mahasiswa dapat memantau perkembangannya melalui sistem jurnal. Namun, pemantauan tidak berarti harus menghubungi editor terlalu sering. Jika status tidak berubah dalam waktu tertentu, penulis dapat mengikuti kebijakan jurnal mengenai cara melakukan inquiry. Komunikasi sebaiknya tetap singkat, sopan, dan profesional.
Dengan perencanaan waktu yang baik, cara submit jurnal untuk kelulusan dapat menjadi proses yang lebih terkontrol. Mahasiswa dapat mengetahui tahap yang sedang berlangsung dan menyiapkan langkah berikutnya tanpa harus menunggu sampai batas akhir kelulusan semakin dekat. Publikasi ilmiah membutuhkan kesabaran, ketelitian, dan perencanaan, sehingga proses tersebut sebaiknya diperlakukan sebagai bagian dari perjalanan akademik, bukan pekerjaan administratif yang dilakukan pada menit terakhir.
Baca juga:Cara Submit Artikel melalui OJS untuk Publikasi Jurnal Mahasiswa
Kesimpulan
Cara submit jurnal untuk kelulusan pada dasarnya bukan hanya tentang mengunggah file artikel ke website jurnal. Proses tersebut dimulai dari pemilihan jurnal yang sesuai, pemeriksaan scope dan author guidelines, penyesuaian format, persiapan dokumen, pembuatan akun, pengisian metadata, hingga pengunggahan naskah. Setelah submission berhasil, artikel masih harus melewati editorial screening sebelum dapat masuk ke tahap peer review.
Peer review menjadi tahap penting untuk menilai kualitas artikel dari sisi ilmiah. Penulis dapat menerima komentar, permintaan revisi, atau keputusan tertentu dari editor. Karena itu, mahasiswa perlu menyiapkan diri untuk melakukan revisi secara sistematis dan memberikan tanggapan yang profesional. Semakin baik penulis memahami alur tersebut, semakin mudah pula proses submission dan revisi dikelola.
Jika publikasi jurnal menjadi syarat kelulusan, proses sebaiknya dimulai jauh sebelum batas akhir administrasi akademik. Pemilihan jurnal yang tepat, kepatuhan terhadap pedoman penulis, pemeriksaan artikel sebelum submission, pemantauan status naskah, serta kesiapan menghadapi peer review dapat membantu mengurangi risiko keterlambatan. Dengan memahami setiap tahapan dari submission hingga peer review, mahasiswa dapat menjalankan proses publikasi secara lebih terencana dan memiliki peluang lebih besar untuk memenuhi persyaratan kelulusan tepat waktu.
Ketahui lebih banyak informasi terbaru dan terlengkap mengenai skripsi dengan mengikuti terus artikel dari Publish Jurnal. Dapatkan juga bimbingan eksklusif untuk skripsi dan tugas akhir bagi Anda yang sedang menghadapi masalah dalam penyusunan skripsi dengan menghubungi Admin Publish Jurnal sekarang juga! Konsultasikan kesulitan Anda dan raih kelulusan studi lebih cepat.
