Bagi mahasiswa, publikasi artikel ilmiah menjadi salah satu tahapan penting dalam proses akademik. Selain sebagai bentuk penyebarluasan hasil penelitian, publikasi juga dapat menjadi bagian dari persyaratan tugas akhir, kelulusan, seminar, atau penyelesaian program studi tertentu. Karena itu, mahasiswa tidak hanya perlu memahami cara menulis artikel ilmiah, tetapi juga perlu mengetahui cara submit artikel melalui OJS agar naskah dapat dikirim kepada jurnal yang dituju dengan benar.
Open Journal Systems atau OJS merupakan salah satu platform yang banyak digunakan oleh pengelola jurnal ilmiah untuk mengatur proses penerimaan, pemeriksaan, review, revisi, hingga publikasi artikel. Melalui sistem ini, penulis dapat membuat akun, mengunggah naskah, mengisi metadata, serta memantau perkembangan artikel tanpa harus mengirim seluruh dokumen melalui email secara manual. Meskipun terlihat sederhana, proses submission melalui OJS tetap membutuhkan ketelitian.
Kesalahan dalam mengisi metadata, memilih jenis naskah, mengunggah file yang tidak sesuai, atau melewatkan dokumen yang diwajibkan jurnal dapat menyebabkan proses submission terhambat. Bahkan, pada beberapa jurnal, naskah dapat dikembalikan kepada penulis sebelum masuk ke tahap review karena tidak mengikuti pedoman yang telah ditetapkan. Oleh sebab itu, memahami alur submission sejak awal dapat membantu mahasiswa menghindari kesalahan administratif.
Cara submit artikel melalui OJS pada dasarnya tidak hanya berkaitan dengan tombol “Submit” atau “Upload Submission”. Ada beberapa tahap yang perlu diperhatikan, mulai dari memilih jurnal yang sesuai, membaca author guidelines, menyiapkan manuskrip, membuat akun, mengisi informasi artikel, mengunggah dokumen, sampai memastikan bahwa submission benar-benar berhasil. Setiap jurnal dapat memiliki tampilan OJS dan aturan yang sedikit berbeda, sehingga penulis perlu mengikuti instruksi pada laman jurnal yang dituju.
Artikel ini membahas cara submit artikel melalui OJS untuk publikasi jurnal mahasiswa secara bertahap. Pembahasan dimulai dari persiapan sebelum submission, proses membuat akun dan mengirim artikel, hingga hal-hal yang perlu diperhatikan agar naskah dapat masuk ke proses editorial dan peer review. Dengan memahami setiap tahap, mahasiswa dapat melakukan submission dengan lebih terarah dan mengurangi risiko kesalahan teknis maupun administratif.
Persiapan Sebelum Submit Artikel melalui OJS
Dalam cara submit artikel melalui OJS adalah memastikan bahwa artikel sudah siap dikirim ke jurnal yang dituju. Mahasiswa sebaiknya tidak langsung membuka laman OJS dan mengunggah naskah tanpa melakukan pemeriksaan terlebih dahulu. Persiapan yang baik dimulai dengan memilih jurnal yang memiliki fokus dan ruang lingkup sesuai dengan topik penelitian. Kesesuaian ini penting karena setiap jurnal memiliki bidang keilmuan, jenis artikel, dan karakteristik pembaca yang berbeda.
Pemilihan jurnal dapat dilakukan dengan membaca bagian focus and scope atau aims and scope yang tersedia pada laman jurnal. Perhatikan apakah topik penelitian, metode, objek kajian, serta bidang ilmu yang digunakan relevan dengan ruang lingkup tersebut. Jangan hanya memilih jurnal berdasarkan nama, tingkat akreditasi, atau perkiraan kecepatan penerbitan. Jurnal yang sesuai dengan isi artikel akan memberikan peluang lebih baik bagi naskah untuk diproses secara relevan dibandingkan jurnal yang sejak awal memiliki scope berbeda.
Setelah menemukan jurnal yang sesuai, mahasiswa perlu membaca author guidelines secara menyeluruh. Pedoman tersebut biasanya menjelaskan format artikel, jumlah kata, struktur naskah, gaya sitasi, jumlah referensi, format tabel dan gambar, serta ketentuan lain yang harus dipenuhi penulis. Beberapa jurnal juga menetapkan template tertentu yang wajib digunakan. Jika artikel belum mengikuti template, sebaiknya lakukan penyesuaian sebelum masuk ke tahap submission.
Pemeriksaan isi artikel juga tidak kalah penting. Pastikan judul sesuai dengan isi penelitian, abstrak telah menggambarkan tujuan dan hasil penelitian, metode ditulis secara jelas, hasil disajikan berdasarkan data, dan pembahasan benar-benar menginterpretasikan temuan. Kesimpulan sebaiknya menjawab tujuan penelitian dan tidak sekadar mengulang bagian hasil. Selain itu, periksa kembali daftar pustaka dan pastikan sumber yang tercantum benar-benar digunakan dalam sitasi di dalam artikel.
Sebelum melakukan cara submit artikel melalui OJS, lakukan pemeriksaan akhir terhadap seluruh komponen administratif. Pastikan nama semua penulis sudah benar, urutan penulis telah disepakati, afiliasi sesuai, alamat email aktif, serta dokumen tambahan telah tersedia jika diwajibkan. Jika jurnal menggunakan sistem double-blind peer review, identitas penulis pada manuskrip mungkin perlu dihapus agar reviewer tidak mengetahui siapa penulisnya. Pemeriksaan sederhana seperti ini dapat mencegah artikel dikembalikan hanya karena masalah administratif.
Baca juga:Bimbingan Publikasi Jurnal SINTA dan Scopus dari Submit hingga Artikel Terbit
Tahapan Membuat Akun dan Memulai Submission di OJS
Setelah artikel dan jurnal sudah dipersiapkan, tahap berikutnya adalah membuka laman OJS jurnal yang dipilih. Pada halaman tersebut, mahasiswa biasanya dapat menemukan menu untuk melakukan registrasi atau login. Jika belum memiliki akun, penulis harus melakukan registrasi dengan memasukkan informasi yang diminta oleh sistem. Gunakan nama dan alamat email yang benar karena informasi tersebut dapat digunakan dalam komunikasi selama proses publikasi.
Saat membuat akun, isi data dengan teliti. Nama penulis sebaiknya ditulis secara konsisten dengan identitas akademik yang digunakan dalam artikel. Jika sistem meminta afiliasi, masukkan nama institusi sesuai ketentuan yang berlaku. Beberapa jurnal juga menyediakan pilihan untuk mendaftarkan diri sebagai author, reviewer, atau peran lainnya. Untuk mahasiswa yang akan mengirim artikel, pastikan peran sebagai author dipilih jika sistem memintanya.
Setelah akun berhasil dibuat, masuk menggunakan username dan password yang telah didaftarkan. Tampilan OJS dapat berbeda tergantung versi platform dan konfigurasi masing-masing jurnal. Ada jurnal yang menggunakan tombol “Make a Submission”, “New Submission”, atau istilah lain dengan fungsi yang sama. Mahasiswa tidak perlu khawatir jika tampilan berbeda dari tutorial yang pernah dilihat karena inti prosesnya tetap berkaitan dengan pembuatan submission baru.
Pada tahap awal submission, sistem biasanya meminta penulis menyetujui beberapa pernyataan. Pernyataan tersebut dapat berkaitan dengan orisinalitas artikel, kepatuhan terhadap etika publikasi, hak cipta, konflik kepentingan, serta kesesuaian naskah dengan persyaratan jurnal. Bacalah setiap pernyataan sebelum memberikan tanda persetujuan. Jangan mencentang seluruh pilihan secara otomatis karena setiap pernyataan dapat memiliki konsekuensi akademik dan administratif.
Setelah persyaratan awal dipenuhi, penulis dapat melanjutkan ke tahap berikutnya dengan memilih jenis artikel atau submission yang sesuai. Jika jurnal menyediakan beberapa jenis naskah, seperti research article, review article, case report, atau jenis lainnya, pilih kategori yang paling sesuai dengan manuskrip. Kesalahan memilih kategori dapat menyebabkan editor perlu melakukan penyesuaian atau meminta klarifikasi sebelum artikel diproses.
Pada tahap ini, penting untuk memastikan bahwa artikel memang ditujukan kepada jurnal yang benar. Kesalahan memilih laman jurnal dapat terjadi terutama ketika beberapa jurnal memiliki nama yang mirip atau berada dalam satu portal penerbit. Periksa kembali nama jurnal, bidang keilmuan, serta laman resmi sebelum melanjutkan submission. Hal ini menjadi bagian penting dari cara submit artikel melalui OJS karena submission yang masuk ke jurnal yang salah tentu dapat menghambat proses publikasi.
Mengunggah Artikel dan Mengisi Metadata pada OJS
Setelah tahap awal submission selesai, penulis akan masuk ke bagian pengunggahan berkas. File manuskrip harus disiapkan sesuai format yang ditentukan jurnal. Sebagian jurnal menerima file dalam format Microsoft Word, sedangkan jurnal tertentu dapat memiliki ketentuan format lainnya. Nama file juga sebaiknya dibuat sederhana dan mudah dikenali, misalnya menggunakan judul singkat artikel atau nama penulis tanpa karakter yang berlebihan.
Dalam proses cara submit artikel melalui OJS, pengunggahan file perlu dilakukan dengan hati-hati. Jangan mengunggah dokumen yang belum merupakan versi final jika tidak diperlukan. Periksa kembali apakah file yang dipilih memang merupakan artikel terbaru dan sudah sesuai template. Jika jurnal meminta file tambahan, seperti cover letter, supplementary material, atau dokumen pendukung lainnya, unggah setiap file pada bagian yang sesuai.
Selain file artikel, OJS biasanya meminta penulis mengisi metadata. Metadata merupakan informasi yang membantu sistem jurnal mengenali dan mengelola artikel. Data yang diminta dapat meliputi judul artikel, abstrak, kata kunci, nama penulis, afiliasi, dan informasi lainnya. Isilah metadata secara akurat dan pastikan tidak terdapat perbedaan antara informasi yang ditulis di dalam manuskrip dengan data yang dimasukkan ke sistem.
Judul artikel perlu ditulis sama dengan versi final manuskrip, termasuk penggunaan huruf kapital dan tanda baca sesuai ketentuan jurnal. Abstrak juga harus dimasukkan dengan benar apabila sistem menyediakannya sebagai kolom metadata. Kata kunci sebaiknya dipisahkan sesuai format yang diminta. Kesalahan metadata memang terlihat kecil, tetapi dapat memengaruhi informasi artikel ketika nantinya ditampilkan pada laman jurnal atau sistem pengindeks.
Jika artikel memiliki lebih dari satu penulis, masukkan seluruh penulis sesuai urutan yang telah disepakati. Jangan hanya memasukkan penulis pertama jika jurnal meminta seluruh anggota tim penelitian. Pastikan setiap nama memiliki afiliasi dan informasi yang sesuai. Penambahan atau perubahan penulis setelah submission dapat memiliki aturan tersendiri, sehingga data kepenulisan sebaiknya dipastikan sejak awal.
Setelah semua informasi diisi, periksa kembali seluruh data sebelum melanjutkan. Jangan terburu-buru menekan tombol lanjut hanya karena proses terlihat sederhana. Dalam cara submit artikel melalui OJS, tahap pemeriksaan metadata merupakan kesempatan terakhir untuk memastikan judul, abstrak, kata kunci, nama penulis, dan dokumen yang diunggah sudah benar sebelum submission dikirim secara resmi.
Memastikan Submission Berhasil dan Memahami Proses Setelah Artikel Dikirim
Setelah file artikel dan metadata selesai diisi, tahap berikutnya adalah melakukan pemeriksaan akhir sebelum submission dikirim. OJS biasanya menampilkan ringkasan informasi yang telah dimasukkan penulis, mulai dari judul, nama penulis, metadata, hingga file yang diunggah. Periksa kembali seluruh bagian tersebut dengan teliti untuk memastikan tidak ada data yang salah atau dokumen yang tertinggal. Pemeriksaan ini penting karena kesalahan setelah submission dapat memerlukan komunikasi tambahan dengan editor.
Jika semua data sudah benar, penulis dapat melanjutkan proses hingga tahap akhir dan mengirim artikel melalui sistem. Pada beberapa versi OJS, tombol pengiriman dapat menggunakan istilah seperti “Finish Submission”, “Submit”, atau istilah serupa. Setelah tombol tersebut dipilih dan proses berhasil, artikel akan tercatat dalam sistem jurnal. Penulis sebaiknya tidak langsung menutup halaman sebelum memastikan bahwa sistem menunjukkan informasi bahwa submission telah berhasil.
Setelah artikel berhasil dikirim, biasanya penulis dapat melihat informasi submission pada dashboard akun. Informasi tersebut dapat berupa judul artikel, tanggal pengiriman, status naskah, serta nomor atau ID submission. Simpan nomor tersebut karena dapat berguna ketika penulis perlu melakukan komunikasi dengan pengelola jurnal. Bukti email konfirmasi juga sebaiknya disimpan sebagai dokumentasi bahwa artikel telah dikirim.
Status artikel kemudian dapat berubah sesuai dengan tahapan editorial yang dilakukan jurnal. Pada tahap awal, artikel dapat berada dalam status submission received atau status lain yang memiliki arti serupa. Editor atau pengelola jurnal kemudian dapat melakukan pemeriksaan awal terhadap kelengkapan dokumen, kesesuaian scope, format, bahasa, dan persyaratan lainnya. Tahap ini sering disebut editorial screening atau initial screening.
Jika artikel lolos pemeriksaan awal, editor dapat melanjutkan proses dengan menentukan editor yang menangani naskah atau mencari reviewer yang sesuai dengan bidang penelitian. Pada tahap peer review, artikel akan dinilai berdasarkan aspek ilmiah yang relevan dengan kebijakan jurnal. Reviewer dapat memberikan komentar, meminta perbaikan, atau memberikan rekomendasi tertentu kepada editor. Karena itu, mahasiswa perlu memahami bahwa berhasil melakukan submission belum berarti artikel langsung diterima atau diterbitkan.
Perubahan status pada OJS juga perlu dipahami secara proporsional. Setiap jurnal dapat menggunakan istilah status yang berbeda, sehingga mahasiswa sebaiknya membaca keterangan yang tersedia pada sistem atau laman jurnal. Status seperti “With Editor”, “Under Review”, “Revision Required”, atau “Accepted” memiliki arti yang berbeda dan menunjukkan tahapan tertentu dalam proses publikasi.
Apabila editor meminta revisi, penulis perlu membaca komentar dengan teliti dan memperbaiki artikel sesuai instruksi. Revisi dapat berkaitan dengan metode penelitian, analisis data, pembahasan, referensi, struktur artikel, maupun aspek teknis lainnya. Setelah perbaikan selesai, naskah dapat dikirim kembali melalui OJS sesuai prosedur yang diberikan oleh jurnal.
Hal yang Perlu Diperhatikan Mahasiswa Setelah Submit Artikel
Mengirim artikel melalui OJS bukan berarti seluruh tanggung jawab penulis telah selesai. Setelah submission berhasil, mahasiswa tetap perlu memantau akun OJS dan email yang digunakan saat registrasi. Komunikasi dari editor atau pengelola jurnal dapat berisi informasi penting mengenai kelengkapan dokumen, permintaan revisi, keputusan editorial, atau tahapan publikasi berikutnya.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan setelah melakukan submission antara lain:
- Simpan nomor atau ID submission sebagai bukti pengiriman artikel.
- Simpan email konfirmasi dari sistem jurnal.
- Pantau dashboard OJS secara berkala.
- Periksa email yang digunakan untuk registrasi secara rutin.
- Baca setiap pesan dari editor atau pengelola jurnal dengan teliti.
- Catat batas waktu revisi jika editor memberikan deadline.
- Simpan setiap versi artikel yang telah direvisi.
- Ikuti format dan mekanisme pengiriman revisi yang ditetapkan jurnal.
- Jangan mengirim artikel yang sama secara bersamaan ke jurnal lain jika kebijakan publikasi tidak mengizinkannya.
- Simpan dokumen acceptance atau keputusan editorial jika artikel telah diterima.
Mahasiswa juga perlu memahami bahwa durasi proses publikasi tidak selalu sama pada setiap jurnal. Lama proses dapat dipengaruhi oleh jumlah naskah yang sedang ditangani, ketersediaan reviewer, proses editorial, kebutuhan revisi, dan jadwal penerbitan. Oleh karena itu, jangan langsung menganggap bahwa artikel mengalami masalah hanya karena statusnya tidak berubah dalam waktu singkat.
Jika artikel digunakan sebagai bagian dari persyaratan akademik, perencanaan waktu menjadi sangat penting. Mahasiswa sebaiknya melakukan submission jauh sebelum batas waktu administrasi kampus. Dengan demikian, masih tersedia waktu apabila artikel mendapatkan revisi, membutuhkan perbaikan administratif, atau harus melalui tahapan editorial tambahan.
Mahasiswa juga sebaiknya tidak memilih jurnal hanya berdasarkan perkiraan proses yang cepat. Periksa terlebih dahulu kredibilitas jurnal, kesesuaian bidang, kebijakan peer review, informasi penerbit, serta persyaratan publikasinya. Jika publikasi digunakan untuk memenuhi persyaratan akademik, pastikan jurnal tersebut memang sesuai dengan ketentuan program studi atau perguruan tinggi.
Kesalahan Umum Saat Submit Artikel melalui OJS
Salah satu kesalahan yang cukup sering terjadi adalah mahasiswa langsung mengunggah artikel tanpa membaca pedoman penulis. Padahal, setiap jurnal dapat memiliki aturan berbeda mengenai struktur artikel, format file, jumlah kata, sistem referensi, template, dan dokumen pendukung. Artikel yang secara substansi sudah baik tetap dapat mengalami kendala administratif apabila tidak mengikuti ketentuan tersebut.
Kesalahan lain adalah tidak memeriksa metadata sebelum submission. Nama penulis, judul, afiliasi, email, abstrak, dan kata kunci harus diperiksa dengan teliti. Metadata yang tidak konsisten dengan manuskrip dapat menimbulkan masalah pada pengelolaan artikel dan informasi publikasi. Karena itu, mahasiswa sebaiknya memperlakukan metadata sebagai bagian penting dari proses publikasi, bukan sekadar formalitas dalam sistem.
Beberapa kesalahan yang sebaiknya dihindari meliputi:
- Mengunggah file artikel yang belum merupakan versi final.
- Salah memilih jenis artikel.
- Tidak menggunakan template jurnal ketika template diwajibkan.
- Mengabaikan format sitasi dan daftar pustaka.
- Lupa memasukkan salah satu penulis.
- Menuliskan afiliasi secara tidak konsisten.
- Mengunggah file tambahan pada bagian yang tidak sesuai.
- Tidak menyelesaikan seluruh tahapan submission.
- Tidak menyimpan bukti atau nomor submission.
- Jarang memeriksa email setelah artikel dikirim.
- Terlambat merespons permintaan revisi.
- Menganggap submission sebagai tanda bahwa artikel sudah diterima.
Kesalahan tersebut sebenarnya dapat diminimalkan melalui checklist sederhana sebelum dan sesudah submission. Mahasiswa dapat membuat daftar pemeriksaan sendiri berdasarkan author guidelines jurnal. Dengan cara tersebut, proses cara submit artikel melalui OJS menjadi lebih sistematis dan tidak hanya bergantung pada ingatan penulis.
Perlu dipahami pula bahwa masalah teknis dalam OJS tidak selalu berarti artikel ditolak. Jika sistem mengalami kendala ketika mengunggah file atau submission tidak dapat diselesaikan, penulis dapat memeriksa kembali koneksi, format file, ukuran dokumen, atau petunjuk yang diberikan sistem. Jika masalah tetap terjadi, penulis dapat menghubungi kontak resmi pengelola jurnal dengan menjelaskan kendala secara singkat dan menyertakan informasi submission jika sudah tersedia.
Tips agar Cara Submit Artikel melalui OJS Lebih Lancar
Cara submit artikel melalui OJS akan lebih mudah jika mahasiswa mempersiapkan seluruh kebutuhan sebelum membuka sistem submission. Jangan menjadikan proses upload sebagai tahap pertama dalam persiapan publikasi. Sebaliknya, pastikan jurnal telah dipilih berdasarkan scope, pedoman penulis telah dibaca, artikel telah disesuaikan dengan template, dan seluruh dokumen pendukung sudah tersedia.
Strategi berikut dapat membantu mahasiswa mengurangi kesalahan selama proses submission. Pertama, buat checklist berdasarkan persyaratan jurnal. Kedua, lakukan pemeriksaan artikel dari sisi substansi dan teknis. Ketiga, siapkan informasi seluruh penulis sebelum mengisi metadata. Keempat, pastikan file yang akan diunggah merupakan versi final. Kelima, simpan bukti submission setelah proses selesai.
Selain itu, mahasiswa perlu menyediakan waktu khusus untuk melakukan proofreading sebelum mengirim artikel. Kesalahan ejaan, tata bahasa, tabel, gambar, sitasi, atau referensi dapat mengurangi kualitas naskah dan membuat artikel terlihat kurang siap. Pemeriksaan terakhir sebaiknya dilakukan setelah artikel selesai diformat menggunakan template jurnal.
Perencanaan waktu juga perlu menjadi bagian dari strategi publikasi. Jika artikel akan digunakan untuk kebutuhan akademik, jangan menunggu sampai mendekati batas akhir pendaftaran kelulusan. Proses editorial dapat berlangsung melalui beberapa tahap, termasuk screening, pencarian reviewer, peer review, revisi, dan keputusan editor. Tidak semua tahapan tersebut dapat dikendalikan oleh penulis.
Dengan persiapan yang baik, mahasiswa dapat melakukan submission secara lebih percaya diri. OJS sebenarnya dirancang untuk membantu proses pengelolaan artikel secara terstruktur. Tantangan utamanya adalah memastikan bahwa penulis memahami instruksi jurnal dan mengikuti setiap tahap dengan teliti.
Pada akhirnya, cara submit artikel melalui OJS bukan sekadar proses teknis untuk mengunggah dokumen. Submission merupakan tahap awal dari perjalanan artikel dalam sistem publikasi ilmiah. Semakin baik persiapan dilakukan, semakin kecil kemungkinan artikel mengalami kendala yang sebenarnya dapat dicegah sejak awal.
Baca juga:Cara Submit Jurnal untuk Kelulusan: Tahapan Submission hingga Peer Review
Kesimpulan
Cara submit artikel melalui OJS untuk publikasi jurnal mahasiswa perlu dilakukan secara bertahap dan teliti. Prosesnya dimulai dari memilih jurnal yang sesuai, membaca author guidelines, menyesuaikan artikel dengan template, menyiapkan dokumen, membuat akun OJS, mengisi informasi submission, mengunggah manuskrip, serta memasukkan metadata artikel. Setelah seluruh data diperiksa, submission dapat diselesaikan melalui sistem dan penulis perlu menyimpan bukti pengiriman.
Setelah artikel terkirim, mahasiswa masih harus mengikuti proses editorial yang dapat mencakup pemeriksaan awal, penugasan editor, pencarian reviewer, peer review, revisi, hingga keputusan akhir. Karena submission tidak sama dengan acceptance, mahasiswa perlu memantau status artikel dan merespons setiap permintaan editor atau reviewer sesuai batas waktu yang diberikan.
Pemahaman terhadap cara submit artikel melalui OJS akan membantu mahasiswa menjalani proses publikasi dengan lebih terarah. Persiapan yang matang, pemeriksaan dokumen, ketelitian mengisi metadata, serta pemantauan setelah submission menjadi bagian penting untuk menghindari kesalahan. Jika publikasi jurnal merupakan bagian dari persyaratan akademik, lakukan proses sejak awal agar tersedia waktu yang cukup untuk menghadapi revisi dan tahapan editorial berikutnya.
Ketahui lebih banyak informasi terbaru dan terlengkap mengenai skripsi dengan mengikuti terus artikel dari Publish Jurnal. Dapatkan juga bimbingan eksklusif untuk skripsi dan tugas akhir bagi Anda yang sedang menghadapi masalah dalam penyusunan skripsi dengan menghubungi Admin Publish Jurnal sekarang juga! Konsultasikan kesulitan Anda dan raih kelulusan studi lebih cepat.
